Cara Mudah Menentukan Nomor Surat dan Kode Arsip Desa

Cara Mudah Menentukan Nomor Surat dan Kode Arsip Desa

Panduan Praktis untuk Pemerintah Desa, BPD, dan Perangkat Desa Berdasarkan Permendagri 83 Tahun 2022 dan Perbup PPU Nomor 46 Tahun 2024

Sering kali perangkat desa menghadapi pertanyaan sederhana:

“Surat ini nomornya berapa?”

Lalu muncul pertanyaan berikutnya:

“Kode arsipnya apa?”

Dua pertanyaan tersebut sebenarnya berbeda.

Nomor surat digunakan untuk memberikan identitas pada naskah, sedangkan kode klasifikasi arsip digunakan untuk mengelompokkan dan menata arsip berdasarkan urusan atau fungsinya.

Supaya tidak membingungkan, mari kita belajar dengan contoh yang langsung bisa dipraktikkan.

1. Pegang Dulu Rumus Sederhana Ini

Setiap kali membuat dokumen, gunakan urutan:

SIAPA → DOKUMEN APA → NOMOR → KODE ARSIP → SIMPAN

Artinya:

1. Siapa yang membuat?
Pastikan lembaga atau pejabat yang berwenang.

2. Dokumen apa?
Surat, Perdes, Perkades, Keputusan Kepala Desa, Berita Acara, dan sebagainya.

3. Nomornya berapa?
Berikan nomor sesuai ketentuan penomoran naskah yang berlaku.

4. Kode arsipnya apa?
Tentukan berdasarkan urusan/substansi dokumen.

5. Disimpan di mana?
Masukkan ke berkas yang tepat, baik fisik maupun digital.

2. Contoh Paling Mudah: Membuat Perdes

Misalnya Pemerintah Desa Bumi Harapan membuat Peraturan Desa tentang BUM Desa.

Maka dokumennya:

PERATURAN DESA BUMI HARAPAN
NOMOR 1 TAHUN 2026
TENTANG
BADAN USAHA MILIK DESA

Jangan bingung antara nomor dan kode arsip.

Nomor Perdes:

1 Tahun 2026

Sedangkan ketika disimpan sebagai arsip, kita menentukan kode klasifikasi arsip berdasarkan substansinya, sesuai klasifikasi yang berlaku.

Jadi:

Nomor Perdes ≠ Kode Klasifikasi Arsip

Ini prinsip pertama yang harus diingat.

3. Contoh Perkades

Misalnya Kepala Desa menetapkan:

PERATURAN KEPALA DESA BUMI HARAPAN
NOMOR 1 TAHUN 2026
TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN ...

Maka:

Jenis dokumen: Peraturan Kepala Desa

Nomor: 1 Tahun 2026

Kode arsip: ditentukan berdasarkan fungsi/substansi dan klasifikasi yang berlaku.

Jangan memasukkan kode arsip ke dalam nomor Perkades hanya supaya terlihat lengkap.

4. Contoh Keputusan Kepala Desa

Misalnya Kepala Desa membuat:

KEPUTUSAN KEPALA DESA BUMI HARAPAN
NOMOR 10 TAHUN 2026
TENTANG
PEMBENTUKAN TIM PENYUSUN RKP DESA TAHUN 2027

Maka kita punya:

Nomor keputusan:

10 Tahun 2026

Kemudian tanyakan:

“Keputusan ini tentang urusan apa?”

Jawabannya:

Penyusunan RKP Desa.

Maka ketika diarsipkan, kita mencari klasifikasi yang sesuai dengan urusan perencanaan desa, bukan sekadar mencari kode untuk kata “Keputusan”.

Ingat:

Yang menentukan klasifikasi bukan hanya nama dokumennya, tetapi isi dan urusannya.

5. Sekarang Contoh Musdes

Nah, bagian ini penting.

Misalnya akan dilaksanakan:

Musyawarah Desa Penyusunan RKP Desa Tahun 2027

Jangan langsung mengatakan:

❌ “Sekdes membuat surat undangan Musdes.”

Karena Musyawarah Desa diselenggarakan oleh BPD.

Pemerintah Desa memberikan fasilitasi sesuai ketentuan.

Jadi kita harus membedakan:

BPD

Penyelenggara Musyawarah Desa

Pemerintah Desa

Memberikan fasilitasi

Hal ini sesuai dengan ketentuan mengenai Musyawarah Desa dalam Permendesa PDTT Nomor 16 Tahun 2019.

6. Lalu Bagaimana dengan Surat Musdes?

Misalnya BPD menyelenggarakan Musdes RKP Desa.

Akan ada berbagai dokumen:

• undangan;
• daftar hadir;
• bahan Musdes;
• tata tertib;
• berita acara;
• hasil kesepakatan;
• dokumentasi;
• dokumen tindak lanjut.

Pertanyaan pertama:

Siapa yang menerbitkan dokumen tersebut?

Jangan asal menggunakan kop Pemerintah Desa.

Perhatikan pihak yang berwenang dan kedudukan dokumennya.

Kemudian:

Apa jenis dokumennya?

Baru kemudian:

Bagaimana penomorannya?

Dan setelah kegiatan selesai:

Bagaimana arsipnya diklasifikasikan dan diberkaskan?

7. Jangan Terjebak dengan Kata “Undangan”

Ini salah satu kesalahan yang sering terjadi.

Misalnya ada:

Undangan Musdes RKP Desa

Jangan berpikir:

“Karena ini undangan, berarti kode arsipnya kode surat undangan.”

Tidak sesederhana itu.

Lihat isi undangannya.

Undangan tersebut dibuat untuk:

Musyawarah Desa Penyusunan RKP Desa 2027.

Berarti konteksnya adalah:

RKP Desa/perencanaan desa.

Maka klasifikasinya ditentukan berdasarkan fungsi dan substansi yang sesuai, bukan hanya karena bentuk dokumennya adalah undangan.

8. Contoh Surat tentang Keuangan Desa

Misalnya Pemerintah Desa membuat:

Surat Koordinasi Pengelolaan Keuangan Desa Tahun 2026

Pertama:

Jenis: Surat

Kedua:

Penerbit: Pemerintah Desa

Ketiga:

Nomor: mengikuti ketentuan penomoran yang berlaku.

Keempat:

Kode arsip: lihat substansinya.

Karena isinya tentang:

Pengelolaan Keuangan Desa

maka arsip ditempatkan pada klasifikasi yang sesuai dengan urusan keuangan desa.

9. Contoh Pembangunan Jalan

Misalnya Desa Bumi Harapan melaksanakan:

Pembangunan Jalan Lingkungan RT 06 Tahun 2026

Dokumennya bukan hanya satu.

Ada:

Perencanaan

→ RAB
→ gambar
→ dokumen perencanaan

Pelaksanaan

→ dokumen pekerjaan
→ berita acara
→ dokumentasi

Keuangan

→ dokumen pembayaran
→ bukti transaksi

Pelaporan

→ laporan pekerjaan
→ pertanggungjawaban

Jangan semuanya diberi nama:

Jalan RT 06

lalu dicampur dalam satu folder tanpa struktur.

Lebih baik:

Dengan begitu, ketika ada pemeriksaan:

dokumen kegiatan dapat ditelusuri dari awal sampai akhir.

10. Bagaimana Cara Menentukan Kode Arsip?

Gunakan tiga pertanyaan sederhana:

Pertanyaan 1

Dokumen ini tentang apa?

Pertanyaan 2

Kegiatan/urusan apa yang melahirkan dokumen ini?

Pertanyaan 3

Di dalam klasifikasi arsip, masuk kelompok mana?

Jangan menentukan kode hanya berdasarkan:

“Ini surat.”

atau:

“Ini SK.”

atau:

“Ini undangan.”

Tetapi berdasarkan:

apa isi dan fungsi dokumen tersebut.

Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 memang menggunakan pendekatan klasifikasi berdasarkan fungsi/tugas dan urusan.

11. Bagaimana Perbup PPU 46 Tahun 2024 Dipakai?

Untuk Pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara, kita juga harus memperhatikan:

Perbup PPU Nomor 46 Tahun 2024 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

Perbup ini menjadi pedoman tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten PPU dan mencabut Perbup Nomor 26 Tahun 2012.

Artinya, ketika kita berbicara tentang tata naskah, jangan lagi menggunakan Perbup 26 Tahun 2012 sebagai pedoman yang masih berlaku.

Namun perlu diingat:

Tata naskah dan klasifikasi arsip adalah dua hal berbeda.

12. Jadi Kapan Menggunakan Permendagri 83/2022?

Gunakan ketika kita bertanya:

“Arsip ini masuk kelompok apa?”

Contoh:

Perdes tentang BUM Desa

→ lihat substansinya sebagai produk hukum.

Dokumen pengelolaan keuangan desa

→ lihat klasifikasi keuangan/aset yang sesuai.

Dokumen perencanaan desa

→ lihat klasifikasi perencanaan yang sesuai.

Dokumen pembangunan

→ lihat klasifikasi pembangunan yang sesuai.

13. Kapan Menggunakan Pedoman Tata Naskah?

Gunakan ketika kita bertanya:

“Bagaimana membuat naskah ini?”

Misalnya:

• bagaimana bentuk surat;
• bagaimana susunan surat;
• bagaimana penggunaan kop;
• bagaimana penandatanganan;
• bagaimana penomoran;
• bagaimana bentuk Peraturan;
• bagaimana bentuk Keputusan;
• dan ketentuan tata naskah lainnya.

Untuk konteks Kabupaten PPU, salah satu rujukannya adalah Perbup PPU Nomor 46 Tahun 2024.

14. Cara Mengingatnya Sangat Mudah

Bayangkan ada satu surat di atas meja.

Pertanyaan pertama:

“Siapa yang membuat?”

↓

Kedua:

“Dokumen apa?”

↓

Ketiga:

“Nomornya bagaimana?”

↓

Keempat:

“Ini tentang urusan apa?”

↓

Kelima:

“Kode arsipnya apa?”

↓

Keenam:

“Disimpan bersama dokumen apa?”

Selesai.

15. Contoh Tabel Kerja Sekretariat Desa

Supaya bisa langsung dipakai, buat tabel sederhana seperti ini:

* Sesuai kedudukan dan kewenangan dalam penyelenggaraan Musyawarah Desa.

Tabel ini bisa menjadi alat kontrol sederhana Sekretariat Desa.

16. Satu Kesalahan yang Harus Dihindari

Jangan membuat sistem seperti ini:

Nomor surat = kode arsip

Contoh yang keliru:

100.3.1.4/01/2026

hanya karena ingin memasukkan kode klasifikasi ke nomor surat.

Jangan.

Pisahkan:

NOMOR NASKAH

Identitas dokumen.

KODE KLASIFIKASI

Identitas kelompok arsip.

Keduanya boleh tercatat dalam register atau sistem pengelolaan arsip, tetapi tidak otomatis menjadi satu rangkaian nomor.

17. Kalau Mau Super Praktis, Pakai Rumus Ini

SIAPA → APA → NOMOR → URUSAN → KODE → BERKAS

Contoh:

Perdes BUM Desa

Siapa?
Kepala Desa.

Apa?
Perdes.

Nomor?
Nomor 1 Tahun 2026.

Urusan?
BUM Desa/produk hukum.

Kode?
Cari klasifikasi yang sesuai.

Berkas?
Produk Hukum/BUM Desa sesuai sistem pemberkasan.

Keputusan Tim RKP

Siapa?
Kepala Desa.

Apa?
Keputusan.

Nomor?
Nomor 10 Tahun 2026.

Urusan?
Perencanaan/RKP Desa.

Kode?
Cari klasifikasi yang sesuai.

Berkas?
RKP Desa 2027.

Musdes RKP Desa

Siapa?
BPD sebagai penyelenggara.

Apa?
Dokumen penyelenggaraan Musdes.

Nomor?
Sesuai penerbit dan ketentuan penomoran yang berlaku.

Urusan?
Musdes/RKP Desa.

Kode?
Cari klasifikasi yang sesuai.

Berkas?
Dokumen Musdes RKP Desa 2027.

Penutup

Tertib administrasi desa sebenarnya bisa dibuat sederhana.

Kita tidak perlu menghafal semua kode setiap hari.

Yang paling penting adalah memahami cara berpikirnya:

Siapa yang berwenang?

Dokumen apa yang dibuat?

Bagaimana penomorannya?

Dokumen itu tentang urusan apa?

Kode arsipnya apa?

Disimpan bersama dokumen apa?

Kalau enam pertanyaan tersebut selalu dijawab sebelum dokumen disimpan, administrasi desa akan jauh lebih tertib.

Karena tujuan kearsipan bukan membuat perangkat desa sibuk dengan kode dan nomor.

Tujuannya sederhana: ketika suatu dokumen dibutuhkan, kita bisa menemukannya dengan cepat dan dapat menjelaskan asal-usulnya dengan jelas.