Kode Klasifikasi Arsip Desa: Langsung Praktik dengan Contoh Perdes, Perkades, SK, APB Desa dan Surat

Kode Klasifikasi Arsip Desa: Langsung Praktik dengan Contoh Perdes, Perkades, SK, APB Desa dan Surat

Panduan sederhana menerapkan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 dalam administrasi Pemerintah Desa

Ketika bekerja di kantor desa, kita berhadapan dengan banyak dokumen setiap hari.

Ada Peraturan Desa, Peraturan Kepala Desa, Keputusan Kepala Desa, surat masuk, surat keluar, berita acara, dokumen APB Desa, RKP Desa, Musdes, pembangunan, BUM Desa, dan masih banyak lagi.

Lalu muncul pertanyaan sederhana:

“Dokumen ini harus diberi kode apa?”

Pertanyaan berikutnya biasanya:

“Apakah kode klasifikasi arsip itu sama dengan nomor surat atau nomor Perdes?”

Jawabannya: tidak.

Memahami perbedaan ini adalah langkah pertama untuk menerapkan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah secara benar di tingkat desa. Permendagri tersebut ditetapkan pada 12 September 2022 dan berstatus berlaku.

1. Tiga Hal yang Jangan Sampai Tertukar

Mari kita mulai dari contoh paling sederhana.

Misalnya Desa Bumi Harapan menetapkan sebuah Peraturan Desa tentang BUM Desa.

Ada tiga informasi yang berbeda:

Nomor Perdes

Menunjukkan identitas dan urutan Peraturan Desa.

Kode klasifikasi arsip

Menunjukkan fungsi/substansi arsip dalam sistem klasifikasi.

Kelompok berkas

Menunjukkan tempat atau kelompok penyimpanan arsip.

Jadi:

Nomor Perdes bukan kode klasifikasi arsip.

Ini yang paling penting untuk dipahami.

2. Contoh Langsung: Desa Membuat Perdes

Kita langsung praktik.

Misalnya Pemerintah Desa Bumi Harapan menetapkan Peraturan Desa tentang BUM Desa.

Format sederhananya:

PEMERINTAH DESA BUMI HARAPAN
KABUPATEN PENAJAM PASER UTARA

PERATURAN DESA BUMI HARAPAN

NOMOR 1 TAHUN 2026

TENTANG

BADAN USAHA MILIK DESA

Maka:

Nomor Perdes:

1 Tahun 2026

Bukan:

100.3.1.4/1/2026

Mengapa?

Karena 100.3.1.4 adalah kode klasifikasi arsip, bukan nomor Peraturan Desa.

3. Lalu Kode 100.3.1.4 Dipakai untuk Apa?

Sekarang kita masuk ke bagian kearsipannya.

Perdes merupakan bagian dari produk hukum desa.

Dalam rumpun Pemerintah Desa pada klasifikasi yang kita gunakan terdapat:

100.3.1.4 — Produk Hukum Desa

Maka pencatatan arsipnya dapat dibuat seperti:

Jadi sangat sederhana:

Perdes BUM Desa

→ Nomor 1 Tahun 2026

→ Kode arsip 100.3.1.4

→ Berkas Produk Hukum Desa

4. Contoh Kedua: Perdes tentang APB Desa

Misalnya Perdes berikutnya:

PERATURAN DESA BUMI HARAPAN

NOMOR 2 TAHUN 2026

TENTANG

ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA DESA TAHUN ANGGARAN 2026

Maka:

Nomor Perdes:

2 Tahun 2026

Karena dokumen tersebut merupakan Peraturan Desa, arsip produk hukumnya dapat ditempatkan pada kelompok:

100.3.1.4 — Produk Hukum Desa

Tetapi jangan berhenti di situ.

Dokumen APB Desa sendiri merupakan dokumen keuangan.

Dalam klasifikasi Pemerintah Desa terdapat:

100.3.1.3 — Pengelolaan Keuangan dan Aset Desa

Jadi kita bedakan:

Perdes tentang APB Desa

→ Produk Hukum Desa.

Dokumen APB Desa

→ Keuangan dan Aset Desa.

Ini contoh sederhana mengapa isi dan fungsi dokumen harus diperhatikan, bukan hanya judulnya.

5. Contoh Ketiga: Peraturan Kepala Desa

Misalnya Kepala Desa menetapkan:

PERATURAN KEPALA DESA BUMI HARAPAN

NOMOR 1 TAHUN 2026

TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN ...

Nomornya:

Perkades Nomor 1 Tahun 2026

Sedangkan untuk pengarsipannya, kita melihat substansi dokumennya.

Jika merupakan produk hukum desa, maka dapat ditempatkan pada kelompok:

100.3.1.4 — Produk Hukum Desa

Sekali lagi:

Nomor Perkades ≠ kode klasifikasi arsip.

6. Contoh Keputusan Kepala Desa

Sekarang kita ambil contoh berbeda.

Kepala Desa menerbitkan:

KEPUTUSAN KEPALA DESA BUMI HARAPAN

NOMOR 10 TAHUN 2026

TENTANG

PEMBENTUKAN TIM PENYUSUN RKP DESA TAHUN 2027

Apakah karena dokumennya bernama Keputusan Kepala Desa, otomatis menggunakan kode yang sama?

Tidak.

Kita harus bertanya:

Keputusan ini dibuat untuk urusan apa?

Dalam contoh ini, keputusan tersebut berkaitan dengan pembentukan tim untuk penyusunan RKP Desa.

Maka penentuan kode arsip harus melihat fungsi dan substansi arsipnya.

Prinsipnya:

Jangan menentukan kode hanya dari jenis dokumen. Tentukan berdasarkan fungsi dan isi dokumen.

7. Contoh Musyawarah Desa

Misalnya Desa Bumi Harapan melaksanakan:

Musyawarah Desa Penyusunan RKP Desa Tahun 2027

Dokumennya antara lain:

• undangan;
• daftar hadir;
• bahan Musdes;
• notulen;
• berita acara;
• hasil kesepakatan;
• dokumen tindak lanjut.

Apakah semua otomatis memiliki satu kode karena semuanya disebut dokumen Musdes?

Tidak selalu.

Pertanyaan pertama:

Musdes ini membahas apa?

Jawab:

Penyusunan RKP Desa Tahun 2027.

Maka dokumen tersebut harus dilihat dalam konteks perencanaan/RKP Desa dan diklasifikasikan sesuai fungsi yang tepat.

Ingat:

Musdes adalah nama kegiatan, bukan otomatis nama klasifikasi arsip.

8. Contoh Pembangunan Jembatan

Ini contoh yang sangat dekat dengan pekerjaan desa.

Misalnya Desa Bumi Harapan melaksanakan:

Pembangunan Jembatan Jalan Usaha Tani RT 06 Tahun 2026

Dokumen yang muncul bisa sangat banyak:

• proposal;
• RAB;
• gambar teknis;
• dokumen pengadaan;
• surat perjanjian;
• berita acara;
• dokumentasi;
• pembayaran;
• laporan pekerjaan.

Apakah semuanya diletakkan sembarangan dalam satu folder bernama “Jembatan”?

Sebaiknya tidak.

Buat satu berkas kegiatan:

PEMBANGUNAN JEMBATAN JALAN USAHA TANI RT 06 — 2026

Kemudian kelompokkan:

01 — Perencanaan

02 — Dokumen Teknis

03 — Pengadaan

04 — Pelaksanaan

05 — Keuangan

06 — Pelaporan

Dengan cara ini, ketika kegiatan tersebut diperiksa atau dokumennya diperlukan kembali, seluruh rangkaiannya dapat ditemukan.

9. Contoh Arsip BUM Desa

Misalnya BUM Desa menghasilkan tiga dokumen:

Dokumen A

Perdes tentang BUM Desa

→ Produk Hukum Desa.

Dokumen B

Laporan keuangan BUM Desa

→ Dilihat dari fungsi keuangan/aset.

Dokumen C

Perjanjian kerja sama BUM Desa

→ Dilihat dari substansi dan fungsi kerja sama.

Artinya:

Tidak semua arsip BUM Desa otomatis menggunakan satu kode.

Nama lembaga atau unit usaha bukan satu-satunya dasar menentukan klasifikasi.

10. Contoh Surat Desa

Misalnya Sekretariat Desa membuat:

Surat Permohonan Koordinasi Penyelenggaraan Pemerintahan Desa

Pertanyaannya:

Surat ini tentang apa?

Jawab:

Administrasi pemerintahan desa.

Dalam rumpun tersebut terdapat:

100.3.1.2 — Penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan Desa

Maka kode tersebut dapat menjadi acuan klasifikasi arsipnya.

Tetapi ingat:

Kode klasifikasi bukan otomatis nomor surat.

Nomor surat tetap dibuat berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku.

11. Contoh Surat tentang Keuangan Desa

Misalnya desa membuat:

Surat Koordinasi Pengelolaan Keuangan Desa Tahun 2026.

Substansinya:

Pengelolaan Keuangan dan Aset Desa.

Dalam klasifikasi tersebut terdapat:

100.3.1.3 — Pengelolaan Keuangan dan Aset Desa

Maka kode tersebut digunakan dalam pengelolaan arsip.

Sedangkan nomor surat dibuat sesuai tata naskah dinas yang berlaku.

Alurnya:

Surat dibuat

↓

Diberi nomor

↓

Ditandatangani

↓

Dicatat

↓

Diberi klasifikasi

↓

Diberkaskan

↓

Disimpan

12. Bagaimana dengan Surat Undangan Musdes?

Misalnya dibuat:

Undangan Musyawarah Desa Penyusunan RKP Desa Tahun 2027.

Jangan menentukan kode hanya karena tertulis “Undangan”.

Lihat isi kegiatannya.

Undangan Musdes RKP Desa

→ konteksnya perencanaan/RKP Desa.

Undangan rapat pembahasan APB Desa

→ konteksnya keuangan desa.

Undangan rapat pembentukan kelembagaan

→ konteksnya kelembagaan.

Jadi:

Kata “undangan” bukan penentu utama kode klasifikasi.

13. Contoh “Contekan” untuk Perangkat Desa

Agar mudah dipakai sehari-hari, sekretariat desa dapat membuat daftar kode yang sering digunakan.

Catatan: tabel ini adalah contoh kode yang relevan pada rumpun yang dibahas. Untuk menetapkan kode suatu arsip secara final, tetap cocokkan dengan fungsi/substansi arsip dan keseluruhan Lampiran Permendagri Nomor 83 Tahun 2022.

14. Contoh Nyata Penataan Arsip Perdes Tahun 2026

Misalnya selama tahun 2026 Desa Bumi Harapan menetapkan:

Maka kelompok arsip:

100.3.1.4 — PRODUK HUKUM DESA

Tahun 2026

• Perdes Nomor 1 Tahun 2026 — BUM Desa
• Perdes Nomor 2 Tahun 2026 — APB Desa
• Perdes Nomor 3 Tahun 2026 — Perubahan APB Desa

Sedangkan dokumen pendukung APB Desa disimpan dalam kelompok keuangan sesuai klasifikasinya.

15. Terapkan Juga pada Arsip Digital

Sistem yang sama bisa diterapkan di komputer desa.

Contohnya:

Nama file juga dibuat jelas.

Contoh:

Perdes_1_Tahun_2026_BUMDes.pdf

Perdes_2_Tahun_2026_APBDes.pdf

SK_10_Tahun_2026_Tim_Penyusun_RKPDes.pdf

BA_Musdes_RKPDes_2027.pdf

Tujuannya sederhana:

Jangan sampai dokumen ada, tetapi tidak ada yang tahu menyimpannya di mana.

16. Bagaimana dengan Nomor Surat?

Di sinilah kita harus berhati-hati.

Kode klasifikasi arsip bukan berarti otomatis dimasukkan ke nomor surat.

Misalnya:

Kode arsip: 100.3.1.3

Tidak berarti nomor surat harus dibuat:

100.3.1.3/001/2026

Format nomor naskah dinas harus mengikuti ketentuan tata naskah dinas yang berlaku.

Untuk Kabupaten Penajam Paser Utara, salah satu regulasi penting yang harus diperhatikan adalah Peraturan Bupati Penajam Paser Utara Nomor 46 Tahun 2024 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

Perbup tersebut telah mencabut Perbup PPU Nomor 26 Tahun 2012, sehingga format lama perlu diperiksa kembali dan tidak sebaiknya digunakan hanya karena sudah menjadi kebiasaan.

Dengan kata lain:

Permendagri 83/2022

→ fokus pada kode klasifikasi arsip.

Peraturan tata naskah dinas

→ mengatur tata cara dan bentuk naskah dinas.

Keduanya saling mendukung, tetapi jangan dicampur menjadi satu aturan baru yang tidak ada dasarnya.

17. Rumus Paling Mudah

Kalau seluruh pembahasan ini ingin diingat dalam satu rumus:

DOKUMEN → ISI → URUSAN → KODE → BERKAS → SIMPAN

Sedangkan untuk naskah:

NASKAH → TATA NASKAH → NOMOR → CATAT → ARSIPKAN

Dengan memahami dua alur tersebut, perangkat desa tidak perlu lagi menebak-nebak.

18. Tiga Pertanyaan Sebelum Menyimpan Dokumen

Mulai sekarang, setiap kali ada dokumen di meja Sekretariat Desa, cukup tanyakan:

Pertama

Dokumen ini tentang apa?

Kedua

Urusan/kegiatan apa yang menghasilkan dokumen ini?

Ketiga

Kalau enam bulan lagi dicari, saya akan mencarinya di berkas mana?

Kalau tiga pertanyaan tersebut sudah terjawab, pengelolaan arsip akan jauh lebih tertib.

Penutup

Penerapan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 di tingkat desa sebenarnya tidak harus rumit.

Perangkat desa tidak perlu menghafalkan seluruh kode klasifikasi arsip.

Mulailah dari dokumen yang paling sering digunakan:

Perdes, Perkades, SK, surat masuk, surat keluar, Musdes, APB Desa, RKP Desa, pembangunan, dan BUM Desa.

Kemudian biasakan satu hal:

Jangan hanya melihat nama dokumen. Lihat fungsi dan isinya.

Karena:

Nomor dokumen memberikan identitas.

Kode klasifikasi menunjukkan kelompok/fungsi arsip.

Pemberkasan menjaga hubungan antar-dokumen.

Penyimpanan membuat arsip mudah ditemukan kembali.

Tujuan akhirnya bukan sekadar membuat kantor desa terlihat rapi.

Tujuan sebenarnya adalah ketika suatu saat Kepala Desa, Sekretaris Desa, perangkat desa, pemeriksa, atau pihak yang berwenang membutuhkan sebuah dokumen, arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Tertib arsip bukan sekadar menata dokumen.

Tertib arsip berarti menjaga jejak administrasi pemerintahan desa.